• Imatelji gradiva dužni su nadležnom arhivu dostaviti popis svih dokumentacijskih cjelina / zbirki koje posjeduje.
• Popis mora sadržavati naziv imatelja, vrijeme nastanka i količinu gradiva, medij i vrstu zapisa, opis sadržaja te popis manjih skupina na koje je dokumentacijska cjelina / zbirka podijeljena.
• O svim promjenama imatelj je dužan obavijestiti nadležni arhiv u roku od petnaest dana.
• Za svaku dokumentacijsku cjelinu vodi se popis gradiva (podatci o dokumentacijskim skupinama na koje je cjelina podijeljena i arhivskim jedinicama u svakoj pojedinoj dokumentacijskoj skupini s preciznim opisima dokumentacijskih skupina i arhivskih jedinica).
• Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 106/07 ) propisuje način dostave popisa dokumentacijskih zbirki i gradiva koje one sadrže.
• Imatelji su obvezni podatke dostaviti u elektroničkom obliku na jedan od dva moguća načina:

1. elektronički obrasci – xml datoteke sa strukturiranim podacima popisa (sheme su javno dostupne na mrežnim stranicama Nacionalnog arhivskog informacijskog sustava) – imatelji i dalje moraju voditi evidencije propisane čl. 5. i 6. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva NN 63/04
Više informacija

2. izravan upis u bazu podataka nadležnog arhiva u Nacionalnom arhivskom informacijskom sustavu (potrebna registracija preko nadležnog arhiva) – imatelji nisu dužni voditi evidencije iz čl. 5. i 6. Pravilnika s obzirom da baza podataka ima funkciju evidencije njihovog gradiva

Više informacija