Izdavanje preslika jedan je od oblika korištenja arhivskog gradiva, koje je regulirano Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97, 64/00 i 65/09) te Pravilnikom o korištenju arhivskog gradiva (NN 67/99).

Arhiv izdaje ovjerovljene preslike arhivskoga gradiva za potrebe državnih tijela i za potrebe ostvarivanja prava građana i pravnih osoba. Izdaju se ovjerovljene preslike samo iz onoga arhivskoga gradiva čije izvornike čuva.

Ovjerom preslika potvrđuje se njihova istovjetnost sa izvornikom, ali ne i istinitost podataka u dokumentu.

Zahtjev za izdavanje ovjerovljenog preslika podnosi se Arhivu u pisanom obliku  Zahtjev za pronalaženje dokumenata iz Državnog arhiva u Dubrovniku , uz navođenje svrhe za koju je potrebna tražena isprava, kao i podatke potrebne za pronalaženje izvornika.
Sukladno Zakonu o upravnom postupku, Arhiv je dužan odgovoriti na svaki zaprimljeni zahtjev u roku od 30 dana od dana primitka zahtjeva. Ako su dostatni svi podaci, zahtjevi se rješavaju u roku od 15 dana.

U određenim slučajevima moguće je podnijeti zamolbu za izradom odgovora po hitnom postupku. Arhiv će prihvatiti zamolbu za rješavanjem po hitnom postupku nakon procjene mogućnosti njegova izvršenja te zadržava pravo odbiti rješavanje po hitnom postupku ukoliko zbog objektivnih razloga nije u mogućnosti udovoljiti zamolbi. Zahtjev po hitnom postupku biti će riješen u istom danu, ili do kraja sljedećeg radnog dana.

Ukoliko se tijekom rješavanja zahtjeva utvrdi potreba za dopunom podataka navedenih u Zahtjevu, Arhiv će telefonskim putem kontaktirati podnositelja i zatražiti dopunu podataka. Sukladno Zakonu o pravu na pristup informacijama (NN 172/03), na upit podnositelja Arhiv je dužan pružiti informacije o postupku rješavanja zamolbe (obavijestiti je li rješavanje u tijeku ili je dovršeno, te pružiti obavijest o nadnevku otprave odgovora). U postupku rješavanja Zahtjeva te prije nego što je podnositelj preuzeo službeno otpravljen odgovor na Zahtjev, Arhiv nije dužan pružiti podnositelju informacije vezane uz sadržaj odgovora na upućeni Zahtjev.

Odgovor se šalje poštom na adresu podnositelja navedenu u Zahtjevu ili preuzima u osobno u Prijamnom uredu Arhiva. Pravne i fizičke osobe koje podnose Zahtjev plaćaju paušalnu naknadu za izdavanje ovjerenih preslika. Naknada za izdavanje preslika plaća se prilikom preuzimanja.

Naknada se plaća sukladno Cjeniku usluga Državnog arhiva u Dubrovniku.

Dokumenti:

Zahtjev za pronalaženje dokumenata iz Državnog arhiva u Dubrovniku