Kategorizacija stvaratelja je postupak kojim se stvaratelji gradiva razvrstavaju u skupine ovisno o značenju cjeline gradiva nastalog njegovim djelovanjem. Svrha kategorizacije jest utvrditi značenje cjeline gradiva nastalog djelovanjem pojedinog stvaratelja za dokumentiranje djelatnosti i funkcija koje stvaratelj obavlja. Kategorizacija stvaratelja gradiva predstavlja temelj nadzorne i akvizicijske politike arhiva.

Kategorizaciju stvaratelja utvrđuje savjetodavno tijelo Ministarstva kulture – Hrvatsko arhivsko vijeće – prema prijedlozima državnih arhiva za područje njihove nadležnosti, a nakon objave u službenim glasilima državni arhivi izdaju rješenja o kategorizaciji.

Vrednovanje gradiva je postupak kojim se procjenjuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do kojeg će se čuvati određena vrsta gradiva ili jedinica gradiva, te se određuje postupak sa svakom vrstom odnosno jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja. Vrednovanje gradiva vezano je uz kategorizaciju stvaratelja.

Kriteriji vrednovanja:
– značenje djelatnosti i funkcija stvaratelja,
– pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove čuvanja,
– potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem stvaratelja,
– zaštita prava i interesa pojedinaca i skupina na koje se gradivo odnosi,
– interes javnosti za uvid u činjenice koje gradivo dokumentira,
– evidencijska i informacijska vrijednost gradiva,
– značenje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti,
– vrijednost gradiva kao kulturnog dobra.

Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva NN 90/02)
Kategorizacija stvaratelja arhivskog gradiva s područja nadležnosti Državnog arhiva u Dubrovniku (NN 82/09)