Arhivsko i knjižno gradivo Državnog arhiva u Dubrovniku može se koristiti samo u čitaonici. Čitaonica je smještena na prvom katu palače Sponza i ima 25 mjesta za korisnike. Korisnicima stoji na raspolaganju priručna biblioteka te obavijesna pomagala arhivskih fondova i zbirki Državnog arhiva u Dubrovniku.

Otvorena je svakim radnim danom od 8.15 do 15.00 sati i subotom od 08.15 – 13.00.

Čitaonice postoje i u arhivskim sabirnim centrima.

Svake kalendarske godine, pri prvom dolasku u čitaonicu Državnog arhiva u Dubrovniku, korisnik je dužan čitko ispuniti Prijavnicu za korištenje arhivskog i knjižnog gradiva u čitaonici. Ispunjavanjem ove Prijavnice korisnik se registrira za rad u čitaonici, dobit će svoj identifikacijski broj, te se obvezuje pridržavati ovih Pravila o korištenju arhivskog i knjižnog gradiva u čitaonici.

Čitko i potpuno ispunjenu i potpisanu prijavnicu korisnik predaje dežurnom djelatniku u čitaonici.
Prijavnicu za korištenje gradiva odobrava ravnatelj Državnog arhiva u Dubrovniku ili ovlaštena osoba i ona vrijedi kao dozvola za korištenje arhivskog gradiva.

Za svaku jedinicu arhivskog ili knjižnog gradiva koju želi koristiti, korisnik je dužan čitko ispuniti Zahtjevnicu (Revers), koji može dobiti na glavnom stolu od djelatnika Arhiva. Kod izrade preslika korisnik je također dužan ispuniti Zahtjevnicu za izradu svih vrsta preslika arhivskog i knjižnog gradiva. Iz sigurnosnih razloga nije dopušteno fotokopirati arhivsko gradivo starije od 1814., već je moguće dobiti kopiju u digitalnom obliku ili ispis s mikrofilma.

Gradivo koje se namjerava koristiti istoga dana potrebno je naručiti najkasnije do 13.30 sati, a gradivo koje se namjerava koristiti subotom valja naručiti najmanje dan ranije. Gradivo se izdaje na korištenje po mogućnosti istog dana, a najkasnije u roku od 3 (tri) dana nakon odobrenja zahtjeva za narudžbu arhivskog gradiva. Odobrenje za korištenje arhivskog gradiva vrijedi samo za osobu koja je podnijela zahtjev.

U čitaonicu se smije unositi samo papir, pisaći pribor i prijenosno osobno računalo.
U čitaonici je zabranjeno glasno razgovarati, koristiti mobitel ili na drugi način remetiti red i mir, te pušiti, jesti i piti ili koristiti predmete koji mogu na bilo koji način oštetiti arhivsko gradivo.
Korisnici ne smiju arhivsko i knjižno gradivo iznositi iz čitaonice.
Djelatnici u čitaonici pružaju obavijesti o arhivskim obavijesnim pomagalima, o načinu njihova korištenja, o arhivskim fondovima i zbirkama pohranjenim u Arhivu, kao i o arhivskom gradivu izvan Arhiva, a koje sadrži podatke relevantne za korisnika, o postupku naručivanja arhivskog gradiva, o mogućnostima korištenja arhivskog gradiva i načinu rada s gradivom, o pravilnom citiranju korištenog gradiva, o mogućnosti i načinu obilježavanja izvornog gradiva za izradu preslika te o mogućnosti i postupku izrade potvrda, uvjerenja i ovjerenih preslika. Podatke o obavijesnim pomagalima te sadržaju i strukturi fondova i zbirki daju i arhivisti zaduženi za pojedino arhivsko gradivo. No ipak valja imati na umu da djelatnici Arhiva nisu znanstvenici-istraživači, te da taj posao ne mogu obavljati umjesto korisnika.

Pravila o korištenju arhivskog i knjižnog gradiva u čitaonici Državnog arhiva u Dubrovniku