Prema članku 37. Pravilnika o korištenju arhivskog gradiva NN 67/99  korisnik je obvezan u svojim radovima ili napisima u kojima kao izvor koristi arhivsko gradivo, pravilno navesti naziv arhiva, arhivskog fonda ili zbirke i oznaku arhivske jedinice korištenog gradiva.

Prilikom citiranja arhivskog gradiva, potrebno je navesti signaturu citiranog gradiva koja se sastoji od oznake arhivskog fonda ili zbirke [oznake države (HR), oznake Državnog arhiva u Dubrovniku (DADU), matičnog broja fonda ili zbirke u Državnom arhivu u Dubrovniku (npr. 300) i naziva fonda ili zbirke] te, ukoliko postoje, oznake i naziva niže jedinice opisa (serije/cjeline), broja predmeta unutar niže jedinice opisa te se na kraju u zagradi, ukoliko postoji, navodi tehnička jedinica citiranog arhivskog gradiva.

Količina podataka koja se iskazuje ovisi o stupnju sređenosti arhivskog fonda ili zbirke.

Primjer 1.
HR-DADU-172 Muška građanska škola, 172.1 Uprava škole, (kut. 1 )
HR – oznake države (Republika Hrvatska)
DADU – oznaka arhiva (Državni arhiv u Dubrovniku)
172 – matični broj fonda /zbirke
Muška građanska škola – naziv fonda /zbirke
1. – oznaka niže jedinice opisa (serije/cjeline)
Uprava škole – naziv niže jedinice opisa (serije/cjeline)
Kut. 1 – tehnička jedinica

Fundus Arhiva

Primjer 2.
HR-DADU-241 Gradski komitet KPH Dubrovnik, 1.1. Urudžbeni zapisnici pomoćne uredske knjige, Urudžbeni zapisnik 1945.-1946. (kut. 1)

Primjer 3.
HR-DADU-459 Obiteljski fond Arneri, 3.1. Najstariji članovi obitelji Arneri (kut. 3)